Hoe geef je medewerkers een duwtje in een nieuwe richting?

Er zijn verschillende veranderingen die een nieuwe manier van werken met zich meebrengen. Doorbreken ze de routine, dan boezemen ze angst in. Door ze concreet te benoemen, kan je ze ook ombuigen naar zin in verandering. In de accountancysector zijn er vier wederkerige veranderingen die vaak in het begin op weerstand botsen.

Angst 1: verlies van controle/job door automatisering

Als je als accountant volledig digitaliseert, betekent dit het einde van de pure cijferaars. De back-office medewerkers zullen veel minder uren besteden aan inputwerk omdat veel van die processen automatisch lopen. De angst bestaat dat je zo de huidige controle of het overzicht verliest over de dossiers. Maar de echte angst wordt veroorzaakt door de realiteit dat ze niet weten hoe te werken met de nieuwe tools en een andere werkwijze moeten hanteren. Deze verankerde gewoontes moeten bijgeschaafd worden, wat allesbehalve eenvoudig is. Yuki toomt deze angst in door onder andere een kwaliteitsmonitor te gebruiken waarmee je alles kan dubbelchecken wat automatisch verwerkt wordt. Wanneer de automatisatie goed draait, gaat het vooral om afwijkingen van de norm constateren, trends spotten en kritische veranderingen aankaarten bij de klant. De kwaliteitsmonitor geeft ook aan waar er fouten zijn gemaakt. Een hele geruststelling als je nog maar pas met de nieuwe software werkt.

Angst 2: nieuwe jobinvulling

De job van accountant zal evolueren naar een meer adviserende rol. Hij wordt een belangrijke spil in de dynamische relatie tussen onderneming, banken en overheid. Technologie en digitalisering bieden alle tools om advies en begeleiding te bieden, op maat van elke klant. Dat is de toekomst. En toch, niet elke accountant staat te springen om zoveel met de klant-ondernemer in contact te staan. Want dit impliceert ook dat ze hun methodiek en werkprocessen moeten aanpassen. Daarom is het belangrijk om de voordelen van een transformatie in de verf te zetten. Dankzij een aangepast werkproces met automatisatie krijgt de accountant meer ruimte voor:

• herscholing (fiscaliteit, btw-aspecten, personenbelasting, successieplanning…)
• loopbaanplanning
• groeimogelijkheden
• …

Angst 3: cijfers in real time impliceren meer controle van de klant

Real-time accounting en online boekhouden houden ook in dat de ondernemer op elk moment van de dag zijn boekhouding kan opvolgen. In theorie zou hij dus de accountant zijn werk in de gaten kunnen houden, terwijl de cijfers vroeger één keer per kwartaal of per maand moesten doorgestuurd worden. Maar in realiteit moeten accountants geen schrik hebben van meer transparantie naar de klant. Sommige ondernemers zijn niet geïnteresseerd om mee te kijken. En wie dat wel is, zorgt er mee voor dat je scherp blijft.

Angst 4: waarom zouden we digitaliseren als de klant er zelf niet naar vraagt?

“Als de klant niet naar een specifieke service vraagt, hoeven we die ook niet aan te bieden.” Nog te veel bedrijven verschuilen zich achter dit credo. Maar het is niet omdat de vraag niet gesteld is, dat je je klanten niet warm krijgt voor het aanbod. Wees je klant voor en anticipeer proactief in deze digitale context. Dat is ook de taak van een adviseur. Je wacht toch ook niet met de goede raad om wat zuiniger te zijn tot het faillissement is uitgesproken?