Een efficiënte jaarafsluiting
De jaarafsluiting een stresserende periode voor de accountant? Als je nog met een traditioneel boekhoudpakket werkt, dan knik je momenteel ongetwijfeld ‘ja’. Het kan echter ook anders, gelukkig! En in dit artikel zetten we je alvast op weg met een handige checklist.
Wat is een jaarafsluiting?
Wil je een betrouwbaar beeld van de financiële situatie van je bedrijf? Dan is een correcte jaarafsluiting cruciaal. In deze verplichte jaarafsluiting worden immers alle financiële gegevens van een bedrijf geanalyseerd, gecontroleerd en vastgelegd. Het is dan ook op basis van dit proces dat ondernemers en managers beslissingen nemen over de toekomstige groei en ontwikkeling van het bedrijf.
Wat is een maandafsluiting van de boekhouding?
Soms kan het ook interessant zijn om maandelijks financiële rapportages op te stellen. Op die manier monitor je niet alleen de financiële prestaties van je bedrijf op frequente basis, maar ben je ook in staat om snel te schakelen. Bovendien kan je met een maandafsluiting een accuratere budgetbepaling opstellen, je inkomsten en uitgaven beter monitoren én mogelijke knelpunten sneller identificeren en behandelen.
Het is op basis van dit proces dat ondernemers en managers beslissingen nemen over de toekomstige groei en ontwikkeling van het bedrijf.
Wanneer vindt de jaarafsluiting van een boekhouding plaats?
De jaarafsluiting hangt sterk af van de wetgeving in het land waar het bedrijf gevestigd is en de verplichtingen die daarmee gepaard gaan. In veel landen, waaronder België, valt het boekjaar samen met het kalenderjaar, dus van 1 januari tot en met 31 december. De datum waarop het boekjaar eindigt, wordt vaak aangeduid als de 'balansdatum'. In België is dat 31 december. Als accountant weet je dat je dan de boeken moet sluiten en moet starten met de samenstelling van de financiële rapportages. Deze rapportages nemen soms meerdere maanden in beslag.
De checklist: hoe sluit je een boekjaar efficiënt af?
Je boekjaar met succes afsluiten? Dat doe je met deze zeven stappen:
- Verzamel alle financiële gegevens en transacties: dit zijn alle facturen, bankafschriften, salarisstroken en andere documenten die relevant zijn.
- Stel een eindbalans op: dit is een overzicht van de huidige financiële positie van het bedrijf, inclusief de waarde van activa en passiva.
- Maak een winst- en verliesrekening: zo geef je duidelijk aan of het bedrijf winst of verlies heeft geboekt gedurende het boekjaar.
- Controleer de financiële gegevens: op die manier verifieer je alle gegevens grondig, maak eventuele correcties en verwijder dubbele boekingen.
- Maak een begroting: deze begroting kijkt al een eerste keer naar de toekomst en het volgende boekjaar.
- Maak een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen: zo kan je heldere links leggen tussen deze gebeurtenissen en de financiële resultaten van je bedrijf.
- Publiceer de financiële gegevens: je stelt best deze gegevens beschikbaar voor alle stakeholders, aandeelhouders, investeerders en de belastingdienst.
Traditioneel versus digitaal boekhouden: de drie grote verschillen
De impact van intelligente boekhoudsoftware op een efficiënte jaarafsluiting is immens en wordt zelfs nog steeds groter. Dankzij cloud-based boekhouden en automatisering kan je immers een groot deel van je boekhouding automatisch verwerken. Zo verminder je bergen handmatig werk en win je zeeën aan tijd. We zoomen wat dieper in op de voordelen:
- Tijdswinst: Het handmatig invoeren van gegevens kost veel tijd, vooral als je veel te verwerken transacties hebt. Het gevolg? Vertragingen bij het afsluiten van het boekjaar - en dat wil je niet. Met cloud-based boekhouden worden gegevens automatisch geïmporteerd van bank- en creditcardrekeningen, facturen en andere documenten, wat je een enorme tijdswinst oplevert.
- Minder fouten: Het manueel verwerken van gegevens kan leiden tot fouten, zoals typfoutjes, dubbele boekingen of verkeerde categoriseringen van transacties. En dit kan leiden tot onjuiste financiële rapportages. Dankzij de doorgedreven automatisering van digitale online boekhoudpakketten worden gegevens automatisch gecontroleerd en gevalideerd, wat het risico op fouten aanzienlijk vermindert.
- Uitgebreide analyse- en rapportagemogelijkheden: Traditioneel boekhouden biedt vaak slechts beperkte mogelijkheden voor het maken van analyses en rapportages. Voldoende inzicht krijgen in de financiële prestaties van je bedrijf wordt op die manier een moeizaam proces. Met cloud-based boekhouden is dat gelukkig anders, waardoor prognoses maken en budgetten beheren heel wat eenvoudiger wordt!
Investeer in slimme software zoals Yuki
Je jaarafsluiting snel, efficiënt en correct afhandelen? Daar vormt Yuki de perfecte partner voor. Dankzij de periodieke controles worden de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratie voortdurend gecontroleerd. Yuki’s kwaliteitsmonitor doet dit bovendien volautomatisch en geeft je een duidelijke score op 21 verschillende onderdelen. Zo zie je in één oogopslag welke aandachtspunten of ontbrekende documenten er zijn - en ze zo snel mogelijk oplossen. Kortom, met Yuki wordt je jaarafsluiting makkelijker, vlotter én leuker… en hou jij tijd over voor zaken die nog meer toegevoegde waarde kunnen leveren. Handig, toch?
Wil je meer weten over de voordelen van Yuki?
