Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware: 4 tips om bij stil te staan

Bij de implementatie van een nieuwe boekhoudsoftware is het cruciaal om je eigen personeel te betrekken. Zij vormen het hart en de ruggengraat van je kantoor - en je hebt ze hard nodig om van de overstap een waar succes te maken. Luister naar je medewerkers, communiceer duidelijk over je plannen en verwachtingen en duid één verantwoordelijke (= key-user) aan die de nieuwe software vanbinnen en vanbuiten wil leren kennen. En de rest van je medewerkers meekrijgt in het digitale verhaal. Ook is het belangrijk om iedereen voldoende middelen aan te bieden om de verandering mogelijk te maken: extra begeleiding, gepersonaliseerde training, verhelderende opleidingen… Zo vergroot je het draagvlak, creëer je rust en vertrouwen en laat je iedereen geleidelijk overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware!

Wees realistisch. Een gezonde kijk op de wensen, noden en mogelijkheden van je personeel is immers cruciaal om de overstap te vereenvoudigen. Verlang niet het onmogelijke, geef iedereen voldoende tijd en ruimte om stapsgewijs te veranderen en houd rekening met een onboarding van gemiddeld drie maanden, waarbij je elke dag minstens een half uurtje in de nieuwe software werkt. Zo voorkom je onnodige frustraties, zowel voor je medewerkers als voor jezelf! Verandering is altijd moeilijk en de omscholing vraagt eventjes geduld. Kijk daarom hoe je je werknemers gestaag, gericht en gepersonaliseerd kunt begeleiden om ze succesvol mee te krijgen in je traject. Kleine stapjes in’t begin, grote sprongen na verloop van tijd! Na één jaar ben je echt ingewerkt, dus… enjoy the ride en focus je op de toekomst!

Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware? Dat levert heel wat voordelen op voor je klanten. Met de implementatie krijgen ze immers real-time inzicht in de data en prestaties van hun onderneming. Op die manier kunnen ze actiever schakelen en beter (bij)sturen. Soms hebben klanten echter wel een duwtje in de rug nodig om de meerwaarde te zien van de overstap naar een nieuwe boekhoudsoftware. Het is dan ook cruciaal om ze goed te begeleiden, om gefaseerd te werk te gaan en om ze geleidelijk mee te nemen in de nieuwe plannen van je kantoor, zodat je hun eventuele twijfels en drempels weg kunt nemen. Focus je, bijvoorbeeld, niet op de meest complexe dossiers in de opstartfase en zet in de eerste maanden een behapbaar aantal dossiers over. Zo kunnen je medewerkers de software op hun eigen tempo ontdekken en blijft de klantenservice gegarandeerd.  Slow and steady wins the race!

Het overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je bepaalde delen van je dienstverlening eenvoudig kunt automatiseren. Hierdoor houd jij meer tijd over om, als betrokken en proactieve adviseur, heel wat toegevoegde waarde te creëren voor je klantenportefeuille. Deze rolwijziging vraagt echter niet alleen om een nieuw verdienmodel, maar ook om het juiste type klanten. Klanten die eveneens toekomstgericht denken, die ook mee vooruit willen en die even hard geloven in de digitalisering. Neem daarom grondig je klantenbestand onder de loep en doe een doordachte segmentering om stap-voor-stap je klanten mee te nemen in je verhaal.

Een kantoor dat succesvol kan overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware en een nieuwe manier van werken weet te implementeren, is in staat om de eigen interne processen kritisch onder de loep te nemen. Wat is je huidige werkwijze binnen je kantoor? Waar zitten de grootste uitdagingen? En wat moet er nog veranderen om de nieuwe boekhoudsoftware succesvol te implementeren? Door je grondig voor te bereiden, de uitdagingen bespreekbaar te maken en je kantoormedewerkers in je overstap te betrekken, zorg je ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting wijzen en verhoog je de efficiëntie en het gemak van de transitie.

Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware, zoals Yuki? Dat betekent, op termijn, ook switchen naar een ander - en meer toekomstgericht - verdienmodel. Net als je rol als accountant, zal immers ook je prijsmodel wijzigen. Je gaat met je kantoor van een ver doorgedreven ‘administreren’ naar een ondersteunend ‘begeleiden’, ‘adviseren’ en ‘samenwerken’. Van het gekende uurtje-factuurtje naar een verdienmodel dat inspeelt op value-based pricing. Je gaat meer focussen op de meerwaarde die je als kantoor biedt. En dit heeft gevolgen voor je werkwijze, dienstverlening en facturatie. Zorg er dus zeker voor dat je hierop bent voorbereid, want in het begin vraagt dit wel wat aanpassingsvermogen van je medewerkers en kantoor.

Automatiseren aan de hand van een nieuwe boekhoudsoftware levert jou het meest rendement op als je vlot en eenvoudig andere softwarepakketten aan het jouwe kunt koppelen. Om de overstap naar een nieuwe boekhoudsoftware en je digitale transformatie zo succesvol mogelijk te maken, is het dan ook cruciaal om voldoende stil te staan bij de mogelijke koppelingen. Corresponderen alle gegevens en real-time data met elkaar over de verschillende softwarepakketten heen? Neem uitgebreid de tijd om met je kantoor de huidige stand van zaken te inventariseren en zorg dat de koppelingen feilloos op elkaar aansluiten. Alles voor de efficiëntie, toch?

Is het nodig dat je de IT-pakketten op kantoor uitbreidt om het overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware mogelijk te maken? Moet je investeren in nieuwe software of kan je met je huidige softwarepakketten de vooropgestelde doelstellingen behalen? Om de implementatie van een nieuwe boekhoudsoftware zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, is het cruciaal om al je tools, programma’s, pakketten en software in kaart te brengen. Dit bezorgt je niet alleen heel wat inzicht over waar er verbeteringen mogelijk zijn, maar zorgt er ook voor dat je een doordachte keuze maakt. Op naar een succesvolle overstap!