codabox
Blog

‘Digitaliseer élke schakel van je proces, en je flow is perfect’

|
20/10/2022

The proof of the pudding is in the eating. En dat is precies wat Yuki deed. Yuki implementeerde CARO van CodaBox om kredietafschriften volledig digitaal en rechtstreeks in de software te ontvangen. Een laatste stap naar een volledig digitaal proces. En de smaak beviel zowel Yuki als de klanten. Tijd voor een interview met de man aan de bron.

Aan tafel. 

 

Tom: ‘Mathijs, gooi je identiteit ‘s op tafel. Met wie heb ik hier de eer?’

Mathijs: ‘Ik ben sinds vier jaar Product Owner van het team dat verantwoordelijk is voor de implementatie van Yuki op de Belgische markt. Yuki is een volledig digitaal boekhoudpakket dat makkelijk connecteert met diverse oplossingen die door accountants gebruikt worden, zoals onder andere CodaBox en Silverfin.’

‘Wat zijn de noden van onze klanten? Welke facelift heeft onze software nodig om het leven van accountants en ondernemers rooskleuriger te maken? Dát is mijn ding. Ik ondersteun het dev-team en waak erover dat de focus op onze klanten blijft liggen.’

Tom: ‘En die klanten zijn?’

Mathijs: ‘100.000 ondernemers en accountants in België, Nederland en Spanje.’

Tom: ‘Waarom vallen zij als een blok voor Yuki?’

Mathijs: ‘Wel, onze corebusiness is dan misschien wel accountancy software, maar wij maken graag het verschil door te focussen op de samenwerking tussen accountants en ondernemers. Een platform voor accountants enerzijds, en een gebruiksvriendelijk portaal voor ondernemers anderzijds. We zijn gek op automatisering en digitalisering, en we willen absoluut een voortrekkersrol spelen op de Belgische markt.’

Tom: ‘Je haalde onze CARO in huis, zodat je nu de digitale kredietkaartafschriften van je klanten in je eigenste boekhoudsoftware ontvangt. Vanwaar de beslissing?’

Mathijs: ‘Bij Yuki hebben we een radar voor als er iets wringt bij onze klanten. We ontdekten dat de kredietkaartafschriften nog altijd een heikel punt bleken voor de basisinput van de boekhouding.’

‘Die afschriften waren nog de enige papieren documenten in een volledig digitaal proces. Dan belandden die wel eens in het vergeethoekje, natuurlijk. Met als gevolg: gefrustreerde accountants én ondernemers, die kostbare tijd verloren aan manuele data-input en reminders sturen. Om nog maar te zwijgen over de geïrriteerde klanten die gehoor moesten geven aan die rappels.’

‘Yuki-gebruikers zijn gewoon om quasi real-time hun cijfers te kunnen raadplegen, maar die papieren documenten zorgden voor vertraging en gooiden zo een flink pak roet in het eten.’

‘Daarnaast misten onze klanten transparantie rond de openstaande facturen. We voelden aan ons water dat deze manier van werken niet de allerbeste was.’

 

“Onze pilootklanten zijn erg positief. De accountants moeten niks meer manueel ingeven, maar gewoon wachten tot de bestanden binnenkomen.”

 

Tom: ‘Gelukkig ontmoette je CARO (lacht). Yuki koos voor de nieuwe CodaBox Connect API. Waarom vielen de klassieke FTP-servers uit de boot?

Mathijs: ‘We checkten eerst hoe we alle data wilden ontvangen, om die zo gemakkelijk, overzichtelijk en efficiënt mogelijk aan te bieden binnen Yuki. Wat was er beschikbaar op de markt? En hoe zouden we technisch alles fiksen? CodaBox Connect API beantwoordde helemaal aan onze eisen, en de CARO-bestanden integreren in de Yuki-omgeving was peanuts.’

Tom: ‘Een overzichtje van de voordelen misschien?’

Mathijs: Enerzijds was er de gebruiksvriendelijkheid voor de klanten: in plaats van op verschillende platformen te gaan copy-pasten, haalt Yuki met één klik op de knop de kredietkaartafschriften binnen.’

Maar ook voor ons was de CodaBox Connect API een verademing. Onze dev’s zijn minder bevlogen met servers; API’s zijn een nieuwere/cloudbased technologie die nauwer aansluit bij onze manier van werken, denken en ontwikkelen.’

 

“Wie niet kiest voor API-integraties zoals CodaBox Connect, gaat volledig in tegen de huidig evolutie en verwachtingen van de markt. Als je de digitale trein bestuurt, moet elke wagon kunnen volgen”

 

Tom: ‘En de CARO-integratie verliep vlotjes?’

Mathijs: ‘Awel, dat was eigenlijk een testproject, om dan in een later stadium de API te gebruiken om CODA-bestanden binnen te halen. CARO is een vrij nieuw product met relatief weinig documenten: ideaal dus als proefkonijn (lacht). Fouten hadden minder impact en het was de perfecte oefening om de CODA-integratie via API voor te bereiden.’

Tom: ‘Dat klinkt als een geslaagd parcours.’

Mathijs: ‘Ja, het was – en is – een win-winsituatie.’

‘Voor de Yuki-gebruikers die ingeschreven zijn op de CodaBox-diensten, gaan de aanmelding en het opstarten veel sneller en eenvoudiger. De tijd van weken wachten tot de volledige set-up afgerond is, is helemaal passé. Nu is het “Ik klik” en hopla, klaar!’

‘Onze pilootklanten zijn erg positief. De accountants moeten niks meer manueel ingeven, maar gewoon wachten tot de bestanden binnenkomen. Het verwerkingsproces sluit naadloos aan bij de andere automatiseringen die ze gewoon zijn.’

De integratie veegt niet alleen alle pijnpunten van tafel, maar laat ons ook toe om direct een stap verder te gaan in het automatiseringsproces.

Natuurlijk was de helpende hand van CodaBox een enorme steun; dankzij Geoffrey (API support wizard binnen CodaBox) hebben we nooit echt vertraging opgelopen.’

Tom: ‘Kristof, jij bent Product Owner van CARO. Vind je dat deze samenwerking CodaBox heeft geholpen om de API te optimaliseren?’

Kristof: ‘Absoluut. Het is een mooi voorbeeld van Agile Development; voor onze dev’s is zo’n snelle, pragmatische aanpak en heldere feedback erg waardevol. Dankzij Yuki haalden we al een paar onschuldige kinderziektes uit onze API. We updateten al onze supportdocumenten en ontdekten waar de limieten lagen. Die we natuurlijk meteen aanpakten (lacht).’

 

“De samenwerking met het CodaBox-supportteam liep echt van een leien dakje. Vlot, vriendelijk en kort op de bal spelen: helemaal zoals wij het graag hebben.”

 

Tom: ‘ En wat leerden jullie uit de overschakeling naar de CARO API, Mathijs?’

Mathijs: ‘Wij waren ons er niet van bewust dat accountants zelf ook initiatieven nemen om te automatiseren. We gaven blijkbaar te weinig info mee met de CARO-bestanden die we aanleverden. Daardoor konden ze de gewenste automatisering niet helemaal doorvoeren.’

‘Iedere boekhouder heeft zijn eigen manier van werken. Omdat we nu zoveel mogelijk informatie aan de CARO-bestanden toevoegen, hebben de accountants de vrijheid om de bestanden op hun eigen vertrouwde manier voort te verwerken.’

‘We zijn er heilig van overtuigd dat de relatie accountant-ondernemer stukken beter wordt. Gedaan met de eindeloze stroom reminders, bijvoorbeeld, of met kredietkaartbetalingen die niet toegewezen kunnen worden. En zo kan ik nog wel even doorgaan (lacht).’

‘Onze Yuki-filosofie is geen gebakken lucht; wij willen niet alleen het leven van de accountants vereenvoudigen, maar vooral de samenwerking met de ondernemers verbeteren. En dat is hier opnieuw een voorbeeld van.’

Tom: ‘Met welke wijze woorden overtuig je softwarehuizen die niet happig zijn om over te schakelen naar de CodaBox Connect API?’

Mathijs: ‘Accountants houden erg vast aan hun vertrouwde stramien. De CodaBox Connect API is zó veelzijdig dat je ‘m goedkoop een snel aanpast aan de bestaande processen.’

‘Onze ervaringen in Nederland en The Nordics – die al verder staan met digitalisering – leren ons dat élke stap gedigitaliseerd moet worden. Zonder CARO is dat geen haalbare kaart voor kredietafschriften in België.’

‘Wie niet kiest voor API-integraties zoals CodaBox Connect, gaat volledig in tegen de huidig evolutie en verwachtingen van de markt. Als je de digitale trein bestuurt, moet elke wagon kunnen volgen (lacht).’

Tom: ‘Duidelijk. Dank je wel voor dit fijne gesprek, Mathijs.’

Mathijs: ‘Wacht, ik vergat nog te zeggen dat de samenwerking met het CodaBox-supportteam echt van een leien dakje liep. Vlot, vriendelijk en kort op de bal spelen: helemaal zoals wij het graag hebben.’

Tom: ‘Tof om te horen, ik geef de complimenten door!’

 

Visma | yuki
Nieuws

Visma maakt sterke introductie op de Belgische markt met overname van Yuki

Lees meer
Yuki case LG
Case

L.G.

Lees meer
Yuki Hoe overleef ik de piekdrukte
Blog

E-book: Hoe overleef ik de piekdrukte?

Lees meer